Fachbegriffe der Rezeption

Die folgende Tabelle bietet eine übersichtliche Darstellung der Fachbegriffe der Rezeption mit ihren jeweiligen Beschreibungen.

Kategorie	Fachbegriff	Beschreibung
A	Anfrage	Kundenanfrage (Telefonisch, per Mail usw.) nach Verfügbarkeit oder Preisen für einen Aufenthalt in einem bestimmten Zeitraum.
	Angebot	Schriftliche Darstellung von Leistungen, Preisen und Bedingungen, die dem Gast unterbreitet wird.
	Anzahlung	Ein im Voraus geleisteter Teilbetrag einer Buchung oder Reservierung, der zur Sicherstellung der Buchung dient und vom Gesamtbetrag abgezogen wird.
B	Barauslage	Das Hotel leiht einem Gast Bargeld, beispielsweise für externe Dienstleister. Barauslagen werden vom Gast mit der Gesamtrechnung beglichen.
C	Channelmanager	System, das die gleichzeitige Verwaltung von Hotelzimmerbuchungen (und anderem) über verschiedene Online-Vertriebskanäle ermöglicht.
	Checkin	Offizieller Beginn des Aufenthaltes: Gäste erhalten Informationen & Zugang zum Zimmer. Gäste werden gemeldet und Konto wird aufgebucht.
	Checkout	Offizielles Ende des Aufenthaltes: Gäste begleichen Rechnungen, geben Zimmerzugang ab, und werden abgemeldet.
D	Datenschutzverordnung	Rechtliche Vorschrift, die den Schutz personenbezogener Daten regelt. Sie legt fest, wie Daten von Gästen erhoben, verarbeitet, gespeichert und weitergegeben werden dürfen.
	Debitor/Debitoren-Konto	Organisationen (Hauptdebitoren), Privatdebitoren (Privat-Kunden) oder beispielsweise Kreditkarteninstitute, welche dem Hotel noch Geld schulden.
	Dynamic Pricing/Yield Management	Ein Betrieb berechnet Preise basierend auf Nachfrage, Saison und anderen Faktoren flexibel - Preise können daher täglich variieren.
	Exklusiv-Leistungen	Leistungen, die nicht im Gesamtpreis enthalten sind und separat zusätzlich bezahlt werden müssen.
F	Fibu (= Finanzbuchhaltung)	Technik in der Buchhaltung zum systematischen Dokumentieren von finanziellen Transaktionen eines Betriebes.
	Fiskalisierung	Prozess, bei dem verbuchte Transaktionen nach einer gewissen Zeit automatisch gesperrt werden, sodass sie nicht mehr gelöscht oder verändert werden können.
	Fixleistungen	Leistungen, die fest zu einer Rate dazugehören und mit dem Aufenthalt gemeinsam gebucht werden.
G	Gästekarte	Wird an Gäste für die Dauer ihres Aufenthaltes ausgestellt - sie beinhaltet Vergünstigungen oder kostenfreie Nutzung regionaler Attraktionen, teilweise auch öffentlicher Verkehrsmittel.
	Gästekartei	Datenbank, in der Informationen über Gäste gespeichert werden (Adresse, Kontaktpersonen, teilweise auch Interessen etc.).
H	Hauptgast	Die zentrale Kontaktperson innerhalb einer Reisegruppe/ Familie. Oft auch relevant für die Meldung.
	Housekeeping	Personal im Hotel, das für Reinigungs- und Instandhaltungsaktivitäten, insbesondere in den Gästezimmern zuständig ist.
I	IBE	Software-System, das es Gästen ermöglicht, direkt über die Website eines Hotels einen Aufenthalt zu buchen.
	Inklusiv-Leistungen	Leistungen und Angebote, die im Gesamtpreis einer Buchung bereits enthalten sind.
K	Kassenbuch	Ein (digitales) Buch in dem alle Bargeldtransaktionen eines Betriebes festgehalten werden. Gibt Auskunft darüber, wie viel Geld sich in der Kasse befinden sollte.
	Key-Card	Elektronische Karte, die als Zimmerschlüssel dient und den Zugang zu einem Hotelzimmer ermöglicht.
	Korrespondenz-Manager	Software, die für die Verwaltung, Bearbeitung und automatische Versendung von E-Mails an Gäste zuständig ist.
	Kontingent	Eine vorab festgelegte Anzahl von Zimmern/Betten, die für eine bestimmte Gruppe oder Reiseveranstalter oder OTA reserviert sind.
	Kreditkarte	Bankkarte, bei der man mit jeder Zahlung einen Kredit beim Bank-Institut aufnimmt und am Ende des Monats zurückzahlt. Das Geld trifft ebenso verzögert beim Händler ein.
	Kurtaxe/ Ortstaxe	Lokale Steuer, die Gast-Betriebe ihren Gästen für ihren Aufenthalt in Rechnung stellen und wiederum an den Tourismusverband abgeben. Wird überwiegend für touristische Infrastruktur genutzt.
L	Last-Minute-Rate	Ein reduzierter Preis für Buchungen, die knapp vor Beginn des Aufenthaltes getätigt werden, um ungenutzte Zimmer zu füllen.
M	Maestro-Bankkarte	Eine Bankkarte, die mit einem Girokonto verbunden ist und es dem Inhaber ermöglicht, bargeldlose Transaktionen durchzuführen und Geld abzuheben.
	Meldeschein/Meldezettel	Formular, auf dem Gäste zu Beginn ihres Aufenthaltes für behördliche Zwecke persönliche Informationen angeben. Oft werden darüber auch Kurtaxe berechnet.
	Mindestaufenthalt	Die minimale Anzahl von Übernachtungen, die für eine Buchung erforderlich ist, um eine bestimmte Rate in Anspruch zu nehmen.
N	Newsletter	Regelmäßig versendete Nachricht (meist E-Mail), die Informationen und Updates über Hotel oder Ferienregion enthält. Wird an Gäste versendet, die diesen abonniert haben.
	Non-Ref Rate	Meist etwas günstigere Rate, bei der keine Rückerstattung gewährt wird, wenn der Gast storniert.
	No-Show	Gast erscheint nicht (ohne abzusagen oder Buchung zu stornieren).
O	Option	Vorübergehende Reservierungsoption, für deren Dauer das Zimmer nicht an andere Interessenten vergeben wird - gibt dem Gast Zeit eine Buchungsentscheidung zu treffen.
	OTA	Online-Reiseagentur, die es ermöglicht, Aufenthalte und andere Reisedienstleistungen über das Internet zu buchen. Bekannte Beispiele sind Booking.com, Expedia oder Airbnb.
P	Paymaster-Konto	Konto, welches zur Abrechnung von Sammelrechnungen verwendet werden kann (mehrere Aufenthalte können eingecheckt und gesammelt abgerechnet werden - z.B. für Reisebüros).
	Pauschale/Package	Kombination von Dienstleistungen zu einem festgelegten Gesamtpreis
	Pax	Abkürzung für "Personen", beschreibt die Anzahl der Personen in einem Zimmer, einer Reservierung, etc.
	Personengruppen	Kategorien von Personen (z.B. Erwachsene, Jugendliche, Kinder), die jeweils unterschiedliche Preise zahlen und weitere Merkmale (z.B. kurtaxenpflichtig) erfüllen können.
	Rate	Tarif, der festlegt, wie viel jedes Zimmer abhängig von Anzahl der Personen, Dauer des Aufenthaltes sowie geltenden Restriktionen kostet.
	Ratenleistung	Leistung, die Teil einer Rate ist, z.B.: Frühstück, Wellness-Behandlung, Ski-Ticket, usw.
	Registrierkasse	Elektronische Kasse zur Erfassung und Speicherung von Verkaufstransaktionen. Sie muss bestimmte gesetzliche Voraussetzungen erfüllen, siehe RKSV.
	Reservierungsbestätigung	Schriftliches Dokument, das vom Hotel an den Gast gesendet wird (oft per E-Mail), um die erfolgreiche Buchung zu bestätigen und die wichtigen Daten wie Datum, Rate, Zimmer nochmals zu wiederholen.
	Restriktionen	Einschränkungen und Bedingungen, die für bestimmte Raten gelten, z.B. Mindestaufenthalt Stornierungsbedingungen, Anreise an bestimmten Tagen.
	RKSV	(= Registrierkassensicherheitsverordnung), bezieht sich auf Gesetze in Österreich, welche festlegen, welche technischen Anforderungen Registrierkassen erfüllen müssen.
S	Storno-Gebühr	Fällt an, wenn eine Reservierung storniert wird, um potenzielle Verluste des Hotels zu decken. Die Höhe ist oft abhängig davon, wie knapp vor Aufenthalt storniert wird.
T	Tagesabschluss	Abschluss eines Geschäftstags, wobei alle Transaktionen und Einnahmen protokolliert und archiviert werden. Geht meist mit Fiskalisierung von Leistungen und Zahlungen einher.
	Tagesgast	Person, die Einrichtungen (z.B.: Restaurant) oder Dienstleistungen (z.B.: Wellness-Behandlung) eines Gastbetriebs nutzt, jedoch keine Übernachtungen in diesem Betrieb in Anspruch nimmt.
	TVB	(= Tourismusverband), Organisation, die für die Förderung und Vermarktung einer touristischen Region verantwortlich ist.
U	Überbuchung	Tritt auf, wenn ein Gastbetrieb mehr Zimmer an Gäste in einer bestimmten Zeitspanne vergeben hat, als tatsächlich verfügbar sind.
	Upgrade	Eine Verbesserung der ursprünglich gebuchten Leistungen, die das Hotel einem Gast anbietet (z.B. größeres Zimmer, zusätzliche inklusive Leistungen, etc.).
V	Verfügbarkeit	Anzahl der freien Zimmer (pro Zimmertyp), die zu einem bestimmten Zeitpunkt für die Buchung bereitstehen.
Z	Zimmertyp	Bezeichnet die Kategorie oder die Klasse eines Hotelzimmers. Wird meistens unterschieden durch Merkmale wie Größe, Ausstattung und Anzahl der Schlafmöglichkeiten.
	Zustellbett	Ein zusätzliches Bett, das auf Anfrage vorbereitet werden kann, um eine weitere Person in einem Zimmer unterzubringen (oft Schlafcouch oder ähnliches).