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Buchungs-Regeln

Damit die Buchhaltung die Verbuchung der Leistungen bzw. Mehrwertsteuer korrekt durchführen kann, sind folgende Regeln von der Rezeption unbedingt einzuhalten!

Übersicht - Zusammenfassung​

1. Anzahlungen verbuchen​

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Anzahlungen sind nach Eingang immer auf das Gast-Konto zu verbuchen

  • Auf das Konto wechseln
  • Mittels Haken "Anzahlung bezahlt" die Anzahlung verbuchen
    • Alternativ kann die Anzahlung auch manuell über Artikel -> Neu verbucht werden. Achtung! Hier auch wirklich einen Anzahlungs-Artikel verbuchen! (nicht einen normalen Zahlungsartikel)
  • Als Datum der Zahlung sollte immer das Datum mit Zahlungseingang verwendet werden (z.B. bei Bank-Zahlungen immer das Datum wann die Zahlung beim Bankkonto eingegangen ist)

2. Zahlungen < Rechnungsdatum​

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Alle Zahlungen welche vor der Abreise bzw. vor Rechnungserstellung (sprich Anzahlung < Rechnungsdatum) eingetragen werden, sind als "Anzahlungs-Artikel" einzutragen.

  • Bsp.: Gast bezahlt bei Anreise gleich schon eine gewisse Summe in Bar. Die Rechnung erhält der Gast erst bei Abreise. Es ist hier ein "Bar-Anzahlung" Artikel zu verbuchen.
  • Als Bestätigung für den Gast könnte ein Kontoauszug ausgehändigt werden

3. Gegenbuchen bzw. Stornieren von Leistungen​

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Zahlungen:

  • Zahlungen, wo ein Zahlungsfluss stattgefunden hat - müssen "Gegengebucht" und auf Rechnung gestellt werden. (Bsp. Bank Rücküberweisungen oder Kreditkarten Rückerstattungen)
  • Fälschlich eingetragene Zahlungen (welche gar nie stattgefunden haben) dürfen storniert werden.
  • Doppelt verbuchte Zahlungen (z.B. wenn man ein und dieselbe Anzahlung auf zwei Konten verbucht hat) - darf eine davon storniert werden.

Konsumationen:

  • Konsumationen welche korrekt verbucht wurden, da der Gast diese auch erhalten hat müssen ebenfalls Gegengebucht werden. (Beispiel: bei Reklamation)
  • Nur fälschlich eingetragene Konsumationen dürfen storniert werden
  • Kassa-Transfer-Leistungen: Hier muss ein Storno direkt auf der Kassa durchgeführt werden, damit die Umsätze in der Kassa und in Casablanca identisch sind.
    • Leistungen welche noch vom Kellner storniert werden müssen können zwischenzeitlich auch auf ein eigenes Debitor-Konto "Restaurant-Fehlbuchungen" übergeleitet werden.

4. Stornierungen​

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Stornierungen sind immer korrekt zu behandeln!

Stornieren mit Einbehaltung einer Stornogebühr (Anzahlung wurde bereits verbucht)

  • Auf das Konto wechseln
  • Artikel "Stornogebühr" verbuchen
  • Sollte nicht der gesamte Anzahlungsbetrag einbehalten werden -> Zahlungs-Rücküberweisung bzw. Rückerstattung verbuchen
  • Wenn Konto auf 0 ist - Rechnung erstellen.
  • Danach kann das Zimmer manuell auf den Status "Zimmer-Storno" umgestellt werden. (Rechtsklick auf das Zimmer -> Status ändern)

Stornieren mit Einbehaltung einer Stornogebühr (Keine Anzahlung wurde verbucht)

  • Auf das Konto wechseln
  • Artikel "Stornogebühr" verbuchen
  • Offene Rechnung erstellen und dem Gast senden (z.B. per Email)
    • Sobald die Zahlung zur Stornogebühr eingegangen ist, sollte diese der Rechnung korrekt Gegengebucht werden. -> siehe "Offene Rechnungen ausgleichen"
  • Danach kann das Zimmer manuell auf den Status "Zimmer-Storno" umgestellt werden. (Rechtsklick auf das Zimmer -> Status ändern)

Stornieren mit Anzahlung-Rückerstattung

  • Auf das Konto wechseln
  • Rücküberweisungs- bzw. Rückerstattungs-Artikel über den gesamten Anzahlungsbetrag verbuchen
    • Als Datum der Rücküberweisung bzw. Rückerstattung sollte immer das Datum mit Zahlungsausgang verwendet werden (z.B. bei Bank-Rücküberweisung immer das Datum wann die Rückzahlung beim Bankkonto erfolgte)
  • Wenn Konto auf 0 ist - Rechnung erstellen
  • Danach kann das Zimmer manuell auf den Status "Zimmer-Storno" umgestellt werden. (Rechtsklick auf das Zimmer -> Status ändern)

Stornieren von Online-Buchungen

  • Hier können die automatisch vom Channel Manager auf den "Storno" Status gestellten Buchungen über die Reservierungssuche gefunden werden.
  • Über Rechtsklick kann auf das jeweilige Konto gewechselt werden.
  • Die korrekten Gebühren oder Rückerstattungen müssen verbucht und auf Rechnung gestellt werden.

5. Offene Rechnungen ausgleichen​

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  • Offene Rechnungen sind nach Bezahlung immer auszugleichen
  • Offene Rechnung über das Modul "Rechnungen" suchen
  • Mit Rechtsklick auf das Konto wechseln
  • Rechnung mit Rechtsklick "Rechnung ausgleichen" mit dem korrekten Zahlungsmittel ausgleichen
    • Als Datum der Zahlung sollte immer das Datum mit Zahlungseingang verwendet werden (z.B. bei Bank-Zahlungen immer das Datum wann die Zahlung beim Bankkonto eingegangen ist)

6. Kontrolle Umsatzliste vor Übermittlung​

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  • Auf der Umsatzliste wird alles ausgewiesen was im berechneten Zeitraum auf Rechnung gestellt wurde. (= Berechnung der Umsätze nach Rechnungsdatum!)
  • Somit ist auch immer die Sonderliste "Nicht verrechneter Umsatz" vor der Übermittlung an die Buchhaltung zu kontrollieren.
    • Leistungen von Buchungen welche z.B. Monatsübergreifend sind (Sprich wo die Verrechnung zu einem späteren Zeitpunkt noch durchgeführt wird) dürfen sich auf der Liste befinden.
    • Leistungen welche alle im berechneten Monat verbucht wurden und keine Verrechnung zu einem späteren Zeitpunkt mehr durchgeführt wird (da Gast z.B. auch schon abgereist ist) - sind unbedingt auf Rechnung zu stellen! = Verrechnung durchführen!

Anzahlungen verbuchen​

Anzahlungen sind nach Eingang immer auf das Gast-Konto zu verbuchen:

  • Auf das Konto wechseln
  • Mittels Haken bei Anzahlungen "Bezahlt" die Anzahlung verbuchen
    • Alternativ kann die Anzahlung auch manuell über Artikel -> Neu verbucht werden.
Achtung

Hier auch wirklich einen Anzahlungs-Artikel verbuchen! (nicht einen normalen Zahlungsartikel)

  • Als Datum der Zahlung sollte immer das Datum mit Zahlungseingang verwendet werden (z.B. bei Bank-Zahlungen immer das Datum wann die Zahlung beim Bankkonto eingegangen ist)
  • Ebenso ist der tatsächliche Betrag der Zahlung zu verbuchen.

Anzahlung verbuchen

Zahlungen < Rechnungsdatum​

Alle Zahlungen, welche vor der Abreise bzw. vor Rechnungserstellung (sprich Zahlungen < Rechnungsdatum) eingetragen werden, sind als "Anzahlungs-Artikel" einzutragen.

Beispiel: Gast bezahlt bei Anreise schon eine gewisse Summe in Bar. Die Rechnung erhält der Gast erst bei Abreise (hier erst am 21.02.2021). Es ist hier ein "Bar-Anzahlung" Artikel zu verbuchen.

Buchung nach Checkin

Bar-Anzahlung verbuchen

Als Bestätigung für den Gast könnte ein Kontoauszug ausgehändigt werden.

Kontoauszug

Gegenbuchen bzw. Stornieren von Leistungen​

Zahlungen:​

Zahlungen, wo ein Zahlungsfluss stattgefunden hat - müssen gegengebucht und auf Rechnung gestellt werden. (Bsp. Bank Rücküberweisungen oder Kreditkarten Rückerstattungen)

Gegenbuchung erstellen

Rechnung erstellen

Rechnung erstellt

  • Falsch eingetragene Zahlungen (welche gar nie stattgefunden haben) dürfen storniert werden.
  • Doppelt verbuchte Zahlungen (z.B. wenn man ein und dieselbe Anzahlung auf zwei Konten verbucht hat) - darf eine davon storniert werden.

Konsumationen:​

Konsumationen, welche korrekt verbucht wurden, da der Gast diese auch erhalten hat müssen ebenfalls gegengebucht werden. (Beispiel: bei Reklamation) Dazu kann die "Gegenbuchen" Funktion am Konto verwendet werden.

Konsumation Gegenbuchen

  • Nur fälschlich eingetragene Konsumationen dürfen storniert werden.
  • Kassa-Transfer-Leistungen: Hier muss ein Storno direkt auf der Kassa durchgeführt werden, damit die Umsätze in der Kassa und in Casablanca identisch sind.
    • Leistungen welche noch vom Kellner storniert werden müssen können zwischenzeitlich auch auf ein eigenes Debitor-Konto "Restaurant-Fehlbuchungen" übergeleitet werden.

Stornierungen​

Stornierungen sind immer korrekt zu behandeln.

Stornieren mit Einbehaltung einer Stornogebühr (Anzahlung wurde bereits verbucht)​

  • Auf das Konto wechseln
  • Artikel "Stornogebühr" verbuchen
  • Sollte nicht der gesamte Anzahlungsbetrag einbehalten werden -> Zahlungs-Rücküberweisung bzw. Rückerstattung verbuchen
  • Wenn Konto auf 0 ist - Rechnung erstellen.

Stornogebühr buchen und Rechnung erstellen

  • Danach kann das Zimmer manuell auf den Status "Zimmer-Storno" umgestellt werden. (Rechtsklick auf das Zimmer -> Status ändern)

Rechtsklick -&gt; Status ändern Status - Zimmer-Storno

Stornieren mit Einbehaltung einer Stornogebühr (Keine Anzahlung wurde verbucht)​

  • Auf das Konto wechseln
  • Artikel "Stornogebühr" verbuchen
  • Offene Rechnung erstellen und dem Gast senden (z.B. per Email)

Stornogebühr buchen und Rechnung erstellen

  • Sobald die Zahlung zur Stornogebühr eingegangen ist, sollte diese der Rechnung korrekt gegengebucht werden. -> siehe "Offene Rechnungen ausgleichen"
  • Danach kann das Zimmer manuell auf den Status "Zimmer-Storno" umgestellt werden. (Rechtsklick auf das Zimmer -> Status ändern)

Rechtsklick -&gt; Status ändern Status - Zimmer-Storno

Stornieren mit Rückerstattung der Anzahlung​

  • Auf das Konto wechseln
  • Rücküberweisungs- bzw. Rückerstattungs-Artikel über den gesamten Anzahlungsbetrag verbuchen
    • Als Datum der Rücküberweisung bzw. Rückerstattung sollte immer das Datum mit Zahlungsausgang verwendet werden (z.B. bei Bank-Rücküberweisung immer das Datum wann die Rückzahlung beim Bankkonto erfolgte)
  • Wenn Konto auf 0 ist - Rechnung erstellen

Rückerstattung verbuchen und Rechnung erstellen

  • Danach kann das Zimmer manuell auf den Status "Zimmer-Storno" umgestellt werden. (Rechtsklick auf das Zimmer -> Status ändern)

Rechtsklick -&gt; Status ändern Status - Zimmer-Storno

Stornieren von OnlineBuchungen​

  • Hier können die automatisch vom Channel Manager auf den "Storno" Status gestellten Buchungen über die Reservierungssuche gefunden werden.
  • Über Rechtsklick kann auf das jeweilige Konto gewechselt werden.
  • Die korrekten Gebühren oder Rückerstattungen müssen verbucht und auf Rechnung gestellt werden.

Reservierungssuche -&gt; Buchung finden und auf das Konto wechseln

Gebühren oder Rückerstattungen verbuchen und Rechnung erstellen

Offene Rechnungen ausgleichen​

Offene Rechnungen sind nach Bezahlung immer auszugleichen

  • Offene Rechnung über das Modul "Rechnungen" suchen
  • Mit Rechtsklick auf das Konto wechseln
  • Rechnung mit Rechtsklick "Rechnung ausgleichen" mit dem korrekten Zahlungsmittel ausgleichen
    • Als Datum der Zahlung sollte immer das Datum mit Zahlungseingang verwendet werden (z.B. bei Bank-Zahlungen immer das Datum wann die Zahlung beim Bankkonto eingegangen ist)

Offene Rechnung suchen

Rechnung ausgleichen

Zahlung auswählen

Rechnung ist ausgeglichen und Duplikat kann gedruckt werden

Kontrolle Umsatzliste vor Uebermittlung​

  • Auf der Umsatzliste wird alles ausgewiesen was im berechneten Zeitraum auf Rechnung gestellt wurde. (= Berechnung der Umsätze nach Rechnungsdatum!)
  • Somit ist auch immer die Sonderliste "Nicht verrechneter Umsatz" vor der Übermittlung an die Buchhaltung zu kontrollieren
    • Leistungen von Buchungen welche z.B. Monatsübergreifend sind (Sprich wo die Verrechnung zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt wird) dürfen sich auf der Liste befinden.
    • Leistungen welche alle im berechneten Monat verbucht wurden und keine Verrechnung zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt wird (da Gast z.B. auch schon abgereist ist) - sind unbedingt auf Rechnung zu stellen! = Verrechnung durchführen!

Beispiel:

Wir laden die Liste "Nicht verrechneter Umsatz".

Nicht verrechneter Umsatz

  • Frau Wegner Carola ist bereits abgereist aber es wurde noch keine Rechnung erstellt - somit ist hier eine Rechnung zu erstellen!
  • Herr Kinzel Didrich reist erst mit 02.02.2021 ab. Somit wird auch die Rechnung erst im Februar erstellt werden. - dieses Konto kann ignoriert werden, da es später noch verrechnet wird.

Über Rechtsklick in der Liste kann direkt auf das jeweilige Konto gewechselt und die Rechnung erstellt werden.

Rechtsklick -&gt; Konto