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Symbole in der Gästekartei

In der Gästekartei werden Optionen durch verschiedene Symbole dargestellt.

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Schloss-Symbol​

Die Funktion des Schlosses kann in den Stammdaten eingestellt werden. (Stammdaten > Stammdaten > Optionen)

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  • Ist das Schloss geöffnet, lassen sich alle Daten für den Gast abändern (Straße, PLZ, Ort usw.).
  • Ist das Schloss geschlossen, werden die auswählbaren Felder ausgegraut und es sind keine Änderungen mehr möglich.

Durch einen einfachen Klick kann das Schloss geöffnet oder geschlossen werden. Die Standardeinstellung ist so gesetzt, dass das Schloss nach der ersten Eingabe des Gastes geschlossen wird, damit nicht die Gefahr besteht, Gäste versehentlich zu überschreiben.

Allgemein​

  • Neu – Mit Klick auf Neu wird die aktuelle Maske geschlossen/geleert und eine neue Gästemaske geöffnet.
Wichtig

Wenn ein neuer Gast eingegeben wird, die Felder NICHT ändern, sondern auf Neu klicken und eine leeres Gästekartei-Fenster öffnen!

  • Speichern – Hier können geänderte Daten eines Gastes schnell abgespeichert werden.
  • Drucken – Über das Druckersymbol in der Gästemaske lassen sich die Daten des Gastes ausdrucken. Alle Daten werden beim Druck berücksichtigt (Bemerkungen, Notiz, History, usw.)
  • Optionen – Über dieses Symbol können Sie diverse Einstellungen für die Gästemaske bestimmen.

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Funktionen​

  • Löschen – Hier kann ein Gast aus der Datenbank gelöscht werden. Vergangene Rechnungen und Reservierungen des Gastes bleiben trotzdem gespeichert.
  • Vereinen – Dieses Symbol kann dazu verwendet werden, Gäste, die versehentlich mehrfach eingegeben wurden, zu einem Gast zusammenzuführen. Hier werden dann auch alle Aufenthalte, Detail Histories, Einträge, Rechnungen, Reservierungen etc. mit übernommen.
  • History – Mit dem Uhr-Symbol lassen sich die History-Einträge des Gastes in einer Tabelle aufrufen. Hier lassen sich History-Einträge auch manuell hinzufügen.
  • Reservierung – Öffnet die Reservierungsmaske und das Gästeblatt für schnelles Anlegen einer Reservierung.
  • Aufgaben – Öffnet die Aufgabenliste. Hier können Sie zuständigen Mitarbeitern Aufgaben zuweisen.

Korrespondenz​

  • Schriftverkehr – (Falls vorhanden) Öffnet eine Auswahl aller in CASABLANCA angelegten Briefe. Hier können Sie Vorlagen auswählen und E-Mails erstellen.
  • E-Mail – Öffnet das CASABLANCA E-Mail Modul. Mit diesem Modul ist es möglich, E-Mails von Outlook in CASABLANCA zu importieren und die E-Mails dann den jeweiligen Gästen zuzuteilen.

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Info

Zugeordnete E-Mail werden zukünftig automatisch an den ausgewählten Gast gesendet. Des Weiteren können Sie auch E-Mails von diesem Modul aus schicken. Der Vorteil des E-Mail Moduls liegt darin, dass die gesamte Korrespondenz zu einem Gast in der Detail History hinterlegt wird und von dort aus auch alle Mails, Briefe etc. wieder schnell geöffnet werden kann.

Suche​

Das leere Feld (Gästesuche) kann zum Suchen von Gästen verwendet werden. Hier gibt es auch noch die zwei Zusatzoptionen Erweiterte Suche und Notiz Suche.

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Info

Erweiterte Suche bedeutet in diesem Fall erweiterte Gästesuche: auch nach Ort, E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw. (alle weißen Felder). Ist die zweite Zusatzoption Notiz Suche aktiviert, kann auch nach Einträgen, die bei Notiz hinterlegt wurden, gesucht werden.

  • Selektion – Mit dem Fernglas-Symbol können Sie Gäste in der Gästekartei selektieren und dort z.B. deren Adressen nacheinander überprüfen, bevor Sie eine Seriendruckaussendung erstellen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

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  • << Zurück / Vor >> – Diese zwei Pfeile werden aktiv, wenn zuvor mit dem Fernglas-Symbol Gäste selektiert wurden. Hier kann dann in der Kartei Gast-für-Gast weiter- oder zurückgeblättert werden.
Tipp

Um nach allen Gästen zu suchen, Tragen Sie %%%% im Suchfeld ein.

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Kartei-Informationen​

  • Karteidatum – Datum, wann der Gast in der Gästekartei zum ersten Mal eingegeben bzw. abgespeichert wurde.
  • Kartei-Nr. / Reservierungs-Nr. – Interne Reservierungsnummer. Nach dieser können Sie später z. B. auch in der Reservierungssuche suchen bzw. haben ebenfalls die Möglichkeit, diese Nummer auf Reservierungsbestätigung, Rechnung oder Angebot mit auszugeben.
  • Aufenthalte – Dieser Wert besagt, wie oft der Gast schon im Haus war.

Zusatzoptionen​

Direkt ober der Hauptadresse befinden sich noch Zusatzoptionen, die für jeden Gast separat definiert werden können:

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  • Unerwünscht – Ist diese Option aktiviert, wird der Gast bei keiner Selektion mehr berücksichtigt (bekommt keine Aussendungen mehr) und scheint in der Gästekartei mit einer roten Markierung auf. (Meistens schreibt man sich noch eine Notiz, warum man diese Option gesetzt hat)
  • Mailingsperre – Aktiviert man diese Option, wird der Gast bei keiner Seriendruckselektion mehr mit ausgewählt.
  • Newslettersperre – Diese Option sperrt den Gast bei Newsletter Aussendungen. Er wird bei keiner Newsletterselektion ausgewählt.
  • Nicht selektierbar – Der Gast scheint (mit den Standardoptionen der Autosuche) nicht mehr bei der Gästeauswahl auf und wird bei keiner Selektion mehr ausgewählt.

Bei dem nächsten Symbol in der Gästemaske (ganz rechts oben unter dem X) kann die Sprache der Darstellung durch Klick darauf ausgewählt werden. Verfügbare Sprachen sind Deutsch, Englisch und Italienisch.