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Kassenbuch einrichten

Das Kassenbuch in CASABLANCA ermöglicht es, den Bargeldfluss im Betrieb transparent zu dokumentieren – sei es für einzelne Benutzer, Abteilungen oder den gesamten Betrieb. Zusätzlich kann ein Tresor-Kassenbuch angelegt werden, um Bargeldbestände zentral zu verwalten und sicher zu hinterlegen.

Kassenbuch anlegen​

  1. Navigieren Sie im Hauptmenü zu Kassenbuch.

Kassenbuch

  1. Klicken Sie auf das Zahnräder-Symbol, um die Einstellungen zu öffnen.
  2. Klicke Sie im Kassenbuch-Fenster auf das Blatt+ Symbol, um einen neuen Datensatz anzulegen.
  3. Wählen Sie die Option Kassenbuch, und bestätigen Sie mit Ok.
Hinweis

Die Optionen Tresor und Bankbuch können ignoriert werden, wenn sie nicht benötigt werden.

Kassenbuch

  1. Wählen Sie aus, für welche Person oder Gruppe Sie das Kassenbuch anlegen möchten:
    • Benutzer – Jeder Benutzer hat eine eigene Geldtasche.
    • Gesamt – Ein zentrales Kassenbuch für den gesamten Betrieb.
    • Abteilung – Ein Kassenbuch pro Abteilung (z. B. Restaurant, Rezeption).
  2. Konfigurieren Sie die Einstellungen rechts im Fenster (siehe Kassenbuch-Einstellungen).
  3. Klicken Sie auf Ok, um die Einstellungen zu speichern.

Kassenbuch-Einstellungen​

Beim Anlegen eines neuen Kassenbuchs können folgende Parameter definiert werden:

  • Name – Bezeichnung des Kassenbuchs, z.B. "Rezeption".
  • Artikel – Wählen Sie eine Option aus, falls das Kassenbuch nur für spezielle Artikel benutzt werden soll.
  • Belegformat – Nummerierungsformat für Belege (z. B. "laufende Nummern: 1,2,3" oder "Jahr mit Nummern: 2024000001, 2024000002, 2024000003*).
  • Rückdatierung (Tage) – Gibt an, wie weit in die Vergangenheit Einträge vorgenommen werden dürfen (abhängig von den Kundenanforderungen).
  • Rücksetzen – Aktivieren Sie diese Option, falls die Nummerierung der Belege zurückgesetzt werden soll (z. B. jährlich). Damit würden z. B. jedes Jahr am 01.01. die Belegnummern wieder mit 1 beginnen.
    • Rücksetzdatum – Wählen Sie das Datum, an dem die Nummerierung der Belege zurückgesetzt werden soll.
  • FiBu-Konto – Nummer des FiBu-Kontos, auf das die Buchungen exportiert werden sollen. (FiBu ID, die im Finanzbuchhaltungsexport (falls Schnittstelle vorhanden) verwendet wird)

Damit das neue Kassenbuch automatisch beim Öffnen ausgewählt wird, muss es zuerst links ausgewählt werden und anschließend das Profil gespeichert werden.

Profil Speichern

Registrierkasse zuweisen​

Anschließend muss das neue Kassenbuch einer Registrierkasse zugewiesen werden, damit Barzahlungen, die in CASABLANCA verbucht werden, im Kassenbuch aufscheinen.

  1. Navigieren Sie zu Allgemein > Registrierkassen.

Kassenbuch

  1. Klicken Sie auf den Eintrag für die gewünschte Registrierkasse.
  2. Wählen Sie das Kassenbuch aus, und bestätigen Sie mit Ok.

Kassenbuch

Diese Einstellung ist pro vorhandener Kasse vorzunehmen.

Startsaldo eingeben​

Beim Einrichten eines neuen Kassenbuchs muss der Startsaldo festgelegt werden. Bei den Benutzerreinstellungen kann hinterlegt werden, welcher Bargeldbestand im Portemonnaie bzw. in der Kasse des jeweiligen Mitarbeiters am Ende der Schicht noch übrigbleiben soll. Zum Beispiel:

  • Bargeldbestand (Soll): 200€
  • Kassenstand am Ende der Schicht: 600€
  • Zum Abgeben = 400€

Kassenbuch

Diese Einstellung sind ebenso bei dem jeweiligen Kassenbuch zu hinterlegen.

Info

Diese Einstellung muss pro Benutzer / Kassenbuch / Abteilung hinterlegt werden.

Tresor anlegen​

Wenn ein Tresor in CASABLANCA eingerichtet ist, wird die Summe der Kassenabschlüsse automatisch bei Mitarbeitern / Kassenbuch / Abteilungen entfernt, und im Tresor wieder aufgebucht. Damit kann auch ein Kassenstand für das Tresor-Kassenbuch geführt werden.

Falls kein Tresor vorhanden ist, werden die abzugebenden Summen nirgends gegengebucht, sondern nur bei den jeweiligen Mitarbeitern / Kassenbüchern / Abteilungen ausgetragen (wenn z. B. das gesamte Kassenbuch in einem Finanzbuchhaltungsprogramm geführt wird).

Der Tresor kann in den Einstellungen im Kassenbuch angelegt werden:

  1. Navigieren Sie im Hauptmenü zu Kassenbuch.

Kassenbuch

  1. Klicken Sie auf das Zahnräder-Symbol, um die Einstellungen zu öffnen.
  2. Klicken Sie im Kassenbuch-Fenster auf das Blatt+ Symbol, um einen neuen Datensatz anzulegen.
  3. Wählen Sie die Option Tresor, und bestätigen Sie mit Ok.
  4. Klicken Sie auf Ok, um die Einstellungen zu speichern.

Kassenbuch

Auch hier könnte wieder ein Rückstelldatum hinterlegt werden, falls gewünscht.

Startsaldo bei Benutzer / Kassenbuch / Abteilung / Tresor hinterlegen​

Zu Beginn muss ein Benutzer mit der Berechtigung "Kassenbuch Benutzer wechseln" überall den aktuellen Saldo hinterlegen. Dazu kann im Kassenbuch bei Benutzer zwischen den Mitarbeitern gewechselt werden.

Info

Falls Gesamt oder Abteilung verwendet wird, ist entweder das Benutzerfeld nicht vorhanden oder mit Abteilung ersetzt.

Anschließend muss beim Benutzer mit aktuellem Datum eine Korrekturbuchung mit dem gewünschten Saldo eingegeben werden.

Beispiel:

startsaldo

Nachdem der Betrag aufgebucht wurde:

startsaldo2

Dieser Vorgang muss bei jedem Benutzer / Kassenbuch / Abteilung durchgeführt werden.

Zuletzt kann beim Tresor-Kassenbuch auch noch ein Startsaldo mit dem Chef-Benutzer hinterlegt werden, damit der aktuelle Kassenstand stimmt.