Einrichtung

Die täglichen Aufgaben im Housekeeping basieren auf definierten Routinen. In der Housekeeping-App können Routinen erstellt und Zimmern bzw. Zimmertypen zugewiesen werden. Diese Einstellungen müssen einmalig vorgenommen werden und dienen anschließend als Grundlage für die Planung.

Info

Für die Einrichtung dieses Moduls bietet CASABLANCA ein praktisches In-App-Training. Klicke dazu einfach auf den folgenden Link: Interaktive Anleitung: Housekeeping-App

Typen von Routinen

• Reinigung: Festlegung, wie oft ein Zimmer gereinigt wird (nicht zwingend eine Vollreinigung). Für spezifische Aufgaben, wie den Wäschewechsel, sind benutzerdefinierte Routinen erforderlich.
• Inspektion: Aufgaben zur Überprüfung und Qualitätssicherung.
• Benutzerdefiniert: Individuell angepasste Routinen für spezifische Anforderungen (z. B. Wäschewechsel). Benutzerdefinierte Routinen erscheinen nur an Tagen, an denen bereits eine andere Routine (Reinigung oder Inspektion) geplant ist.

Routinen kannst du in den Einstellungen der Housekeeping-App konfigurieren.

Bearbeiten einer Reinigungsroutine

1. Öffne die Housekeeping-App.
2. Klicke links auf den Menüpunkt Einstellungen.

3. Mit dem Bleistift-Symbol kannst du bestehende Routinen schnell und einfach anpassen.

4. Klicke anschließend auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Erklärung der Einstellungen

• Name – Eindeutiger Bezeichner für die Routine. (nur in den Einstellungen ersichtlich)
• Typ – Typ der Routine (Reinigung / Inspektion / benutzerdefiniert)
• Icon – Font Awesome Icon-Klasse, die das Element symbolisch darstellt. Siehe auch Beschreibung Gäste-App - Einrichtung - Information & Werbematerial (Links)
• Label – Der angezeigte Text, wenn die Aufgabe fällig ist. Im Gegensatz zur Namenseigenschaft muss dieser nicht eindeutig sein.
• Intervall – Die Häufigkeit, mit der die Routine für ein belegtes Zimmer ausgeführt wird. Setze dies auf 0, um sie zu deaktivieren.
• Intervall bei Leerstand – Definiert die Häufigkeit der Routine für unbesetzte Zimmer. Setze dies auf 0, um sie zu deaktivieren.
• Vor Ankunft – Gibt an, ob die Routine vor der Anreise durchgeführt werden soll.
• Nach Abreise – Entscheidet, ob die Routine immer nach Abreise durchgeführt werden muss.
• Automatische Neuplanung – Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Routine automatisch auf den nächsten Tag verschoben, falls sie nicht abgeschlossen wurde.

Mit diesen flexiblen Einstellungen lassen sich Reinigungs- und Inspektionsprozesse optimal organisieren und auf individuelle Anforderungen anpassen.

Beispiel für Routinen-Einstellungen

Reinigung:

• Intervall: 1 – Tägliche Reinigung durch das Housekeeping.
• Intervall bei Leerstand: 10 – Reinigung erfolgt nach 10 Tagen, wenn das Zimmer unbesetzt bleibt, um es zu entstauben.
• Vor Ankunft: Keine Reinigung, da das Zimmer bereits nach der Abreise gereinigt wurde.
• Nach Abreise: Reinigung erforderlich, um das Zimmer für den nächsten Gast vorzubereiten.
• Automatische Neuplanung: Ja – Versäumte Reinigungen werden automatisch auf den nächsten Tag verschoben.

Inspektion:

• Intervall: 0 – Das Zimmer wird nicht nach jeder Reinigung kontrolliert.
• Intervall bei Leerstand: 0 – Keine regelmäßige Inspektion bei Leerstand.
• Vor Ankunft: Kontrolle erforderlich, um sicherzustellen, dass das Zimmer für den Gast bereit ist.
• Nach Abreise: Inspektion notwendig, um die Sauberkeit und den Zustand des Zimmers zu prüfen.
• Automatische Neuplanung: Nein – Versäumte Inspektionen werden nicht neu geplant.

Wäschewechsel:

• Intervall: 4 – Nach der vierten Übernachtung erfolgt ein Wäschewechsel.
• Intervall bei Leerstand: 0 – Kein Wäschewechsel bei unbesetzten Zimmern.
• Vor Ankunft: Kein Wäschewechsel, da die Wäsche bereits nach der letzten Abreise gewechselt wurde.
• Nach Abreise: Wäschewechsel erforderlich, um das Bett für den nächsten Gast vorzubereiten.
• Automatische Neuplanung: Ja – Versäumte Wäschewechsel werden auf den nächsten Tag verschoben.

Erstellen neuer Routinen

Mit dem + Symbol kannst du zusätzliche Routinen hinzufügen. Dies ist besonders hilfreich, wenn du für verschiedene Zimmertypen oder spezifische Anforderungen eigene Routinen definieren und den Reinigungsplan flexibel gestalten möchtest.

Zuweisen von Routinen an Zimmer

Nachdem Routinen definiert wurden, müssen diese den jeweiligen Zimmertypen oder einzelnen Zimmern zugeordnet werden. Diese Zuweisung erfolgt im unteren Bereich des Einstellungsfensters.

1. Klicke im Bereich Routinen Zuweisung auf das Kästchen vor der Zimmerkategorie, der du eine Routine zuweisen willst, bzw. markiere alle Zimmer, denen du dieselbe Routine zuweisen möchtest.
   • Mit dem obersten Haken kannst du alle Zimmer auf einmal auswählen.
   • Alternativ kannst du durch Aufklappen der Liste einzelne Zimmertypen oder sogar spezifische Zimmer auswählen.

2. Rechts öffnet sich das Fenster Routinen zuweisen. Wähle hier die gewünschten Routinen für die markierten Zimmer aus.

3. Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Problemkategorien für Berichte an den Hausmeister

Im Anschluss kannst du Problemkategorien für Berichte vom Housekeeping an den Hausmeister definieren und anpassen. Diese Kategorien helfen, gemeldete Probleme klar zu strukturieren und effizient zu bearbeiten.

1. Öffne die Housekeeping-App.
2. Klicke links auf den Menüpunkt Einstellungen.
3. Klicke auf den Reiter Berichte.

4. Klicke oben rechts auf + (Problemkategorie hinzufügen).
5. Gib einen Namen für die Kategorie ein. Z. B. Belüftung.
6. Gib eine Beschreibung ein.

7. Klicke auf Speichern.

Bearbeiten von Kategorien

Bereits angelegte Standardkategorien können bearbeitet oder gelöscht werden. Mit einem Klick auf das Bleistift-Symbol kannst du Anpassungen direkt in den Feldern vornehmen.

• Änderungen wie Name, Beschreibung oder Symbol kannst du sofort bearbeiten.
• Das Symbol wird genauso definiert wie bei den Routinen (Font Awesome Icon-Klasse).

Nach Abschluss der Anpassungen oder der Erstellung neuer Kategorien werden die Änderungen durch einen Klick auf den Haken gespeichert.

Verwaltung von Checklisten für Reinigungskräfte

Zum Abschluss kannst du Checklisten erstellen, die wie Routinen den Zimmertypen oder einzelnen Zimmern zugewiesen werden.
Diese Checklisten dienen als Leitfaden für die Reinigungskräfte und stellen sicher, dass alle notwendigen Schritte ausgeführt werden.

Arten von Checklisten

1. Für Reinigung: Enthält die Schritte für die tägliche oder spezielle Reinigung eines Zimmers.
2. Für Inspektion: Umfasst Kontrollpunkte, die während einer Inspektion überprüft werden müssen.

Bearbeiten von Checklisten

• Bestehende Checklisten kannst du mit dem Bleistift-Symbol bearbeiten.
• Ein neues Fenster öffnet sich, in dem du die Texte der einzelnen Schritte nach Bedarf anpassen kannst.

Hinzufügen weiterer Schritte

• Zusätzliche Schritte kannst du bei Bedarf über das + Symbol hinzufügen.
• Dies ermöglicht eine flexible Anpassung der Checklisten an spezifische Anforderungen.

Erstellen zusätzlicher Checklisten

Mit dem + Symbol kannst du weitere Checklisten erstellen. Diese Funktion ermöglicht es, spezifische Checklisten für unterschiedliche Zimmerkategorien zu definieren.

Beispiele für individuelle Checklisten

• Appartement-Zimmer:
  • Zusätzliche Reinigungsschritte, wie das Säubern einer Küchenzeile oder das Entleeren eines Geschirrspülers.
• Standard-Zimmer:
  • Eine einfachere Checkliste, die sich auf grundlegende Reinigungsaufgaben beschränkt.

Zuweisen der Checklisten

Nach der Erstellung kannst du die Checklisten wie Routinen den Zimmertypen oder Zimmern zuweisen. Mit dieser Funktion wird sichergestellt, dass alle Reinigungskräfte klare Anweisungen haben und nichts Wichtiges übersehen wird.

Zuweisen der zuständigen Mitarbeiter zu den Räumen

Zum Abschluss muss intern festgelegt werden, welche Mitarbeiter für die jeweiligen Räume verantwortlich sind. Diese Zuordnung stellt sicher, dass alle Aufgaben klar verteilt sind und jeder Mitarbeiter genau weiß, für welche Räume er zuständig ist.

Die Zuweisung der Mitarbeiter wird im Abschnitt Arbeiten als Manager detailliert beschrieben.