Tramino / Allgäu Walser Meldewesen

Website: https://www.tramino.de/software/meldescheinsystem

Allgemein

Die elektronische Meldung direkt aus dem PMS ist entscheidend für eine effiziente, fehlerfreie und gesetzeskonforme Datenübermittlung, die den Verwaltungsaufwand minimiert und die Sicherheit erhöht. Die Schnittstelle zum Tramino / Allgäu Walser Meldewesen bietet hier noch weitere Vorteile gegenüber anderen Meldewesen-Schnittstellen.

Vorteile

• Das Abreisedatum der Personen einer Buchung kann auch pro Meldezettel unterschiedlich sein. ↓
• Gästedaten können auch nach der Anmeldung noch bearbeitet werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
  • In CASABLANCA: Über das Meldewesen / Gruppennamen-Fenster in CASABLANCA. ↓
  • In Tramino-App: Über die Tramino-App durch den Gast.
• Änderungen von Gäste- oder Reservierungsdaten werden automatisch an Tramino gesendet. ↓
• Der Meldezettel bzw. die Gästekarte (Gäste-Pass) werden nach der Anmeldung über die Schnittstelle im PDF-Format bereitgestellt. ↓

Meldevorgang

Der Meldevorgang unterscheidet sich grundsätzlich nicht von anderen Meldewesen-Schnittstellen. Die Meldungen werden über das "Meldewesen / Gruppennamen"-Modul durchgeführt.

Siehe -> Meldevorgang

Ebenso können auch Meldungen über die Meldezettelliste erfolgen.

Siehe -> Arbeiten mit der Meldezettelliste

WICHTIG

Für eine korrekte Abrechnung ist es wichtig, dass bei der Anbindung über die Schnittstelle mit CASABLANCA alle Meldungen über CASABLANCA erfolgen und keine Meldescheine direkt im Tramino-System erstellt werden. Ebenso ist darauf zu achten, dass bei der Meldung von kurtaxenbefreiten Personen ein Nachweis in Tramino eingebunden wird. Siehe "Kurtaxenbefreite Personen" ↓

Über die Tramino-Meldewesen-Schnittstelle gibt es noch weitere Vorteile. Diese werden hier aufgelistet und beschrieben.

Unterschiedliche Abreise der Personen möglich

Das Abreisedatum der Personen einer Buchung kann auch pro Meldezettel unterschiedlich sein. Dies wird auch bereits beim CASABLANCA Online-Checkin entsprechend berücksichtigt (bei der Erstellung des Proformameldezettels).

Beispiel - Ein Meldezettel mit unterschiedlichen Abreisedaten der Personen:

Nach der Anmeldung kann weiterhin das Abreisedatum verändert werden. Dies kann direkt über den Zimmerplan oder über die Reservierungsmaske erfolgen.

Abreise anpassen über Zimmerplan

Verlängern oder Verkürzen der Reservierung kann durch "Ziehen" am Zimmerplan durchgeführt werden.

Die Meldung der Verlängerung oder Verkürzung der Buchung wird automatisch an Tramino übermittelt.

Haben nicht alle Gäste einer Buchung dasselbe Abreisedatum, muss die Anpassung über die Reservierungsmaske erfolgen. Es erscheint dazu folgende Meldung und die Reservierungsmaske öffnet sich.

Abreise anpassen über Reservierungsmaske

Die Anpassungen können auch in der Reservierungsmaske erfolgen.

Sollten Personengruppen aufgeteilt werden müssen (z. B. nur eine Person soll ein anderes Abreisedatum erhalten), kann die neue Funktion "Personengruppen aufsplitten" über einen Rechtsklick verwendet werden. Beispiel:

2 Erwachsene markieren -> Rechtsklick -> "Personengruppen aufsplitten"

Danach kann für die eine Person das Abreisedatum geändert werden.

Wird nun die Reservierung gespeichert, wird automatisch die Meldung an Tramino durchgeführt.

Gästedaten können weiterhin bearbeitet werden

Gästedaten können auch nach der Anmeldung über das Meldewesen / Gruppennamen-Modul noch bearbeitet werden. Sie können entweder in CASABLANCA geändert werden oder in der Tramino-App. Erfolgt die Änderung in CASABLANCA, werden diese nach dem Speichern automatisch an Tramino übermittelt.

Erfolgt die Änderung durch den Gast in der Tramino-App, so werden die geänderten Daten bei jedem Öffnen des Meldewesen / Gruppennamen-Moduls oder dem Aktualisieren der Meldezettelliste abgerufen und in CASABLANCA aktualisiert.

Unvollständige Daten

Sind Daten für Tramino noch unvollständig, wird dies im Meldewesen / Gruppennamen-Modul sowie in der Meldezettelliste pro Meldung dargestellt.

Im Meldewesen / Gruppennamen-Modul erscheint die Meldung ganz unten mit einem Warnungs-Symbol ⚠️:

In der Meldezettelliste erscheint pro Meldung in der Zeile hinten ein Warnungs-Symbol ⚠️. Wird eine Meldung markiert, siehst du unten die detaillierte Information dazu.

Sperre von Anpassungen nach Nutzung der Gästekarte (Gäste-Pass)

Wurde bei einem Gast die Gästekarte (Gäste-Pass) verwendet, so wird dies ebenfalls über die Schnittstelle an CASABLANCA übermittelt. Ab diesem Zeitpunkt ist die Änderung folgender Daten nicht mehr möglich:

• Vorname
• Nachname
• Geburtsdatum

Die Felder werden zur Bearbeitung ausgegraut.

Änderungen werden automatisch gesendet

Werden Änderungen an Gäste- oder Reisedaten vorgenommen, werden diese sofort automatisch über die Schnittstelle gesendet. Ein manuelles "Nochmals senden" über das Meldewesen / Gruppennamen-Modul oder die Meldezettelliste entfällt.

Meldezettel / Gästekarte (Gäste-Pass)

Der Meldezettel bzw. die Gästekarte (Gäste-Pass) werden direkt nach der Anmeldung über die Schnittstelle im PDF-Format bereitgestellt. Nach erfolgter Anmeldung öffnet sich der Meldeschein automatisch (dabei wird das Standard-PDF-Programm des Clients verwendet).

Druckst du den Meldezettel nochmals, erscheint die Frage, welcher gedruckt werden soll – jener von CASABLANCA oder jener von Tramino. (Funktioniert auch aus der Meldezettelliste)

Solltest du den CASABLANCA-Meldezettel zum Drucken verwenden, wurde hier ein eigener Meldezettel erstellt. Auf diesem werden nun (aufgrund der Möglichkeit der unterschiedlichen Abreisedaten) auch An- und Abreisedaten für die mitreisenden Personen ausgegeben. Die Zusatztexte, die auf dem Meldeschein erscheinen, werden vom CASABLANCA Support bei der Einrichtung der Schnittstelle bereits hinterlegt. Jeder Betrieb kann die Texte aber auch selbst verändern. Die Anpassungen kannst du unter "Korrespondenz -> Text-Bausteine" vornehmen.

Die Gästekarte (Gäste-Pass) wird nicht automatisch gedruckt bzw. geöffnet. Um diese zu drucken, klicke auf den Button "Gästekarte" nach der Anmeldung. Es öffnet sich nun die Gästekarte im PDF-Format über den Browser. Von hier aus kannst du diese drucken.

Sofern in Tramino aktiviert, erhält der Gast nach erfolgter Anmeldung ein E-Mail mit dem Link zu seinem Gäste-Pass (Tramino-App). Voraussetzung ist dabei, dass bei der Anmeldung die E-Mail-Adresse des Gastes hinterlegt wurde.

Beispiel:

Kurtaxenbefreite Personen

Für kurtaxenbefreite Personen (z. B. Arbeiter) ist Folgendes zu beachten.

• CASABLANCA-System: Personen, die kurtaxenbefreit sind (wie z. B. Arbeiter), werden automatisch als "befreit" gemeldet, sofern die hinterlegte Personengruppe im System korrekt eingestellt ist. Es wird damit keine Kurtaxe für den Gast auf dem Konto verbucht.
• Tramino-System: In Tramino werden die Kurtaxen für diese Personen jedoch weiterhin verrechnet, bis ein gültiger Nachweis der Befreiung vorliegt. Das Eintragen der Begründung in CASABLANCA reicht hier nicht aus! Um die Kurtaxen-Befreiung in Tramino zu bestätigen, muss ein Nachweis hochgeladen werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
  • Hochladen durch den Gast selbst: Gäste können den Nachweis eigenständig in der Tramino-App hochladen.
  • Hochladen durch die Rezeption: Alternativ kann das Rezeptionspersonal den Nachweis im Backend von Tramino (unter https://login.tramino.de) hinterlegen.

Beispiel - Hochladen durch den Gast in der Tramino-App:

Beispiel - Hochladen durch die Rezeption im Tramino-Backend: